Kuidas valida dokumendihaldust? - Arvustus.com

Dokumendihaldussüsteem on lahendus, mis aitab kõige üldisemalt öeldes dokumente hoiustada, leida ja õigetele inimestele kättesaadavaks teha. Lisavõimalusi nende funktsioonide ümber võib olla aga palju -- dokumentide meenutusest digiallkirjastamiseni otse süsteemis.

Igal organisatsioonil dokumente ilmselgelt on, nagu ka vajadust neid säilitada ja leida, seega on igal organisatsioonil, ja tegelikult ka inimesel, mingisugust dokumendihaldust tarvis. Eraisikutel piisab tavaliselt vähemast, sest lepinguid pole vaja peale ehk oma abikaasa kellegagi jagada. Aga organisatsioonis, olgu selleks siis ettevõte või MTÜ või hoopis näiteks ühistu, on vajadused suuremad. Sarnased, aga raskemini kaetavad ilma igasuguse lisasüsteemita või ka näiteks tavakasutajate seas populaarse Dropboxi vm selle analoogiga, mis toimivad eeskätt "kõvakettana pilves", võimaldamata failidele märksõnu jm juurde lisada, mille abil dokument hiljem seostatavaks ja leitavaks muuta.

Väikestele ja keskmistele ettevõtetele/organisatsioonidele soovitame soodsat, lihtsad ja turvalist pilvepõhist dokumendihaldustarkvara Folderit.